A rotina de um escritório de contabilidade é repleta de processos e atividades que demandam agilidade para poder entregar resultados aos seus clientes.

Com a crescente competitividade do mercado contábil, é importante buscar otimizar os processos para assegurar menos tempo na execução dos trabalhos, diminuindo os custos operacionais.

Mas então, como agilizar os processos contábeis? A seguir, confira algumas dicas práticas que vão auxiliá-lo na otimização do seu escritório de contabilidade.

Mapeie os processos e organize as documentações

Faça um mapeamento de cada atividade desenvolvida por departamento, desde a entrada até a saída. Nessa etapa, é importante a participação dos colaboradores que podem — e devem — ajudar com suas opiniões, uma vez que estão diretamente envolvidos nas operações.

O mapeamento é fundamental para identificar distorções nos processos e tomar as ações necessárias para corrigir o fluxo.

Aproveite para estruturar a organização de toda documentação que mantém. Defina categorias de despesas e classifique-as visando tomadas de ações futuras.

Conte com uma equipe qualificada

Nada adianta mapear os processos, modernizar e automatizar o escritório de contabilidade se os colaboradores não estão em sintonia com esse contexto.

Você precisará de profissionais qualificados, dispostos a utilizar as ferramentas adotadas e que consigam se adaptar à cultura da sua empresa.

Fique atento às dificuldades de sua equipe e procure ajudar seu time. Treinamento é essencial, pois influenciará diretamente no nível de qualidade do serviço prestado, contribuindo para facilitar a captação e fidelização de clientes.

Compartilhe responsabilidades e evite o excesso de trabalho

É comum, principalmente em pequenas empresas, a centralização de tarefas na contabilidade, mas esse é um hábito que trará problemas a longo prazo.

O ideal é capacitar os colaboradores e promover uma cultura que compartilhe a responsabilidade seguindo instruções claras e transparentes. Divida as tarefas, realize rodízios, crie um fluxograma de todas as atividades e realize treinamentos, sobretudo, com novos colaboradores.

Entenda que produtividade é produzir mais resultado com maior qualidade e com o menor esforço possível, ou seja, produzir mais em menos tempo.

Portanto, se você precisa aumentar a produtividade, não exija mais em horas-extras, procure equilibrar o tempo e a demanda de trabalho de sua equipe, planeje corretamente o fluxo de trabalho por atividades que mais exigem prioridade.

Utilize soluções digitais para a gestão do escritório

Existem no mercado várias opções de soluções digitais para melhorar o trabalho de seu escritório de contabilidade, e certamente, o custo para a contratação desse serviço é bastante inferior ao custo do tempo despendido em trabalhos manuais.

Além de reduzir erros manuais significativamente, a apuração de impostos e apresentação de obrigações acessórias, por exemplo, ficarão muito mais rápidas evitando atrasos e permitindo um canal de comunicação integrada e transparente com todos os seus clientes.

Use certificado digital

Escritórios de contabilidade são diariamente bombardeados com uma enorme quantidade de dados e informações — são mensagens trocadas entre clientes, empresas e governo.

Apesar de os processos contábeis estarem cada vez mais automatizados, o número de fraudes em relação às transações eletrônicas também tem aumentado.

Embora o uso da certificação digital seja obrigatório para alguns e optativo para outros, empresas estão reconhecendo cada vez mais sua importância, para garantir a segurança das informações e facilitar a rotina.

Atividades como validação de notas fiscais, envio de declarações, realização de transações bancárias e validade jurídica dos documentos eletrônicos são algumas das atividades garantidas pelo uso do certificado digital.

Muitas operações manuais passaram a ser realizadas digitalmente e com a garantia de autenticidade e proteção das informações no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil), escritórios de contabilidade passam a contar com redução de custos, economia de tempo e aumento da produtividade ao adotarem o uso da certificação digital.

Agora que você já sabe como agilizar os processos no seu escritório de contabilidade, que tal receber mais conteúdos como esse periodicamente? Assine nossa newsletter e receba direto no seu e-mail mais dicas valiosas!