Com todas as obrigações acessórias sendo gradativamente automatizadas pelo Governo, a cada dia mais empresas estão obrigadas ao uso do certificado digital, independentemente do seu porte.

Porém, muitos microempresários ainda têm dificuldades em entender a necessidade e obrigatoriedade dessa tecnologia.

Os tópicos a seguir servirão para orientar e instruir os seus clientes quanto à importância do certificado digital.

Definição objetiva de certificado digital

É importante explicar ao cliente de forma clara e objetiva o que é o certificado digital.

Ele é um documento eletrônico que tem a finalidade de mostrar quem é o contribuinte — pessoa física ou jurídica — para os sistemas de informação e garantir que os dados apresentados são válidos.

Ele permite que qualquer pessoa possa realizar transações eletrônicas de qualquer lugar do mundo com mais segurança e agilidade, e, nos casos das empresas, garante sigilo e validade jurídica das informações prestadas ao Fisco.

Funcionalidade do certificado digital

O certificado digital funciona como um documento de identidade online com algoritmos criptográficos que autoriza diversas transações na internet. Mostre ao cliente os principais serviços que serão realizados com o certificado, como:

  • validação de notas fiscais eletrônicas;

  • assinatura de documentos eletrônicos com validade jurídica;

  • envio de informações trabalhistas e previdenciárias;

  • transmissão de obrigações acessórias (Sped fiscal, Sped contábil, eSocial etc.);

  • acesso aos serviços da Receita Federal;

  • consulta aos dados cadastrais,

  • recuperação dos arquivos das declarações transmitidas;

  • parcelamentos de dívidas de impostos;

  • dentre outros.

Pode-se frisar para o cliente que o certificado digital também poderá ser utilizado para realizar transações como pessoa física, como:

  • consultar dados do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF);

  • alterar ou acrescentar dados do Cadastro de Pessoa Física (CPF).;

  • verificar se o CPF possui pendências com a Receita Federal;

  • realizar transações bancárias com alto nível de segurança e proteção no acesso aos diversos serviços;

  • dentre outros.

Confidencialidade e confiabilidade do certificado digital

Explique ao cliente que, além da sua praticidade, uma das maiores vantagens do certificado digital é permitir que as operações realizadas sejam extremamente seguras, garantindo a integridade das informações.

As informações são autenticadas por uma Autoridade de Registro (AR), ou seja, uma empresa responsável por emitir os certificados digitais. Isso garante que a identidade da pessoa ou da entidade seja criptografada e acessada exclusivamente por um software habilitado.

Cada tipo de certificado digital é único e não pode ser adulterado.

Compra do certificado digital

Para realizar a compra de um certificado digital é preciso, antes de tudo, escolher a Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil).

Todas as ARs oferecem a opção de compra em seus sites, em que é possível escolher o modelo e a forma de pagamento. Contudo, depois será preciso comparecer a uma unidade de Autoridade de Registro (AR) para entregar os documentos e validar os dados preenchidos no seu pedido.

Os documentos serão cuidadosamente analisados, pois as ARs são rigorosamente fiscalizadas para autorizar o uso da certificação digital somente a usuários devidamente identificados.

Você poderá escolher entre o modelo A1 e A3. O modelo A1 é instalado diretamente no computador e não necessita cartão ou token. A AR dará as orientações para o download e instalação. Já o modelo A3 necessita de um dispositivo com conector USB (cartão com leitora digital ou token), é portátil e não precisa ser instalado.

Todo modelo de certificado digital tem prazo validade e deverá ter sua assinatura renovada junto à AR quando esse prazo acabar.

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